CNPJ de condominio é necessário?
O CNPJ de condomínio é uma coisa essencial. Um condomínio que não possui essa documentação está irregular, assim como qualquer empresa que não a possua. Por isso, todo síndico precisa regulamentar essa situação.
Basicamente o CNPJ de condomínio é o equivalente de um CPF para a pessoa física. Por isso, mesmo que o espaço seja pequeno e não conte com funcionários é preciso que ele esteja regularizado.
Essa é a única forma de conseguir contratar prestadores de serviços e é impossível que o condomínio sobreviva sem precisar da ajuda de terceiros. Além disso, para ter uma conta no banco também é fundamental que toda a documentação esteja correta.
Por menor que seja o espaço e o caixa, ainda é recomendado que o dinheiro fique no banco e em uma conta do próprio condomínio. Afinal, isso pode evitar muitas dores de cabeça quando o síndico for mudado.
Por esse mesmo motivo é importante que as contas do condomínio estejam separadas das contas da pessoa física que é o síndico. Pois, misturar essas contas, além de ser um grande aumento das chances de alguma irregularidade, ainda é uma ampliação das probabilidades de erros e esquecimentos.
Se nada disso te convenceu a respeito da importância de criar um CNPJ de condominio, nós podemos utilizar um último argumento talvez mais persuasivo. Se alguma obrigação legal do condomínio não for curmprida e o caso for parar na justiça, o síndico pode ter graves problemas.
Afinal, o condomínio pode não ter CNPJ, mas o síndico tem CPF. Se a sua omissão for comprovada, ele é quem terá que arcar com os custos a serem pagos para a justiça.
Quando o CNPJ de condomínio deve ser feito?
O CNPJ é um dos primeiros documentos a serem feitos. Por isso, assim que a construção do local for encerrada é preciso buscar os meios legais para a sua regulamentação.
Entretanto, se o seu condomínio ainda não possui CNPJ isso deve ser feito o quanto antes. Por isso, é trabalho de todo síndico quando assume o seu posto fazer uma pesquisa de documentos. Tenha certeza de que tudo está legalizado dentro desse espaço que você está começando a organizar.
Se você tiver qualquer dúvida a respeito da documentação, pergunte para a administração anterior. Por mais que possa parecer óbvio que já exista um CNPJ, é melhor você garantir que essa é a realidade e não apenas o cenário ideal.
Como fazer o CNPJ?
Não é difícil abrir o CNPJ de condominio. Entretanto, é ótimo se você puder contar com a ajuda de uma empresa de contabilidade para esse processo.
Tenha todos os documentos referentes a construção do condomínio. Além disso, também é importante ter os documentos do síndico – inclusive a cópia da ata de eleição do mesmo.
Depois disso, você precisará fazer a inscrição no site da Receita Federal. No site, você encontrará dois programas que são necessários para que o processo possa ser realizado:
- um contendo a ficha de inscrição (PGD-CNPJ) ;
- o outro é o ReceitaNet, criado para que você possa enviar o documento para a Receita Federal.
Um detalhe é que – como eu disse acima – serão necessários os documentos do síndico, mais precisamente o CPF. Portanto, sempre que acontecer a mudança de síndico é preciso entrar em contato com a receita federal para fazer a alteração do CNPJ.
Isso acontece pelo fato de que se fosse em um empresa, quem daria o CPF seria um sócio, preferencialmente o majoritário. Ou seja, a pessoa responsável pela empresa.
No caso de um condomínio essa pessoa é o síndico. Por isso, é muito importante fazer a alteração. Pois, em caso de problemas com a justiça, o síndico anterior não deseja – e nem deve – ser procurado para resolver a situação.
Depois que tudo tiver sido enviado, a Receita Federal fará uma análise da situação do condomínio. Obviamente, se houver algum problema legal, tudo terá que ser regularizado – inclusive financeiramente – antes que a documentação seja aprovada.
Mas, caso esteja tudo certo, o processo será concluído e o síndico poderá começar o processo de organizar contas no banco, pagamentos e até mesmo a contratação de funcionários e serviços.
É fundamental que todo esse processo seja comunicado em assembleia para manter a máxima transparência com os moradores e para que tudo fique bem documentado.