Fui nomeado síndico, e agora? Guia dos primeiros passos

Ser síndico não é fácil, especialmente para quem está começando. Há muito a ser estudado por alguém que quer exercer essa função. Por isso, nós criamos este texto que pode ser uma grande ajuda para você.

Depois que você conseguir sua nomeação como síndico é tempo de começar a trabalhar. Mas quais os caminhos mais certeiros? Por onde você pode começar?

O primeiro passo

A primeira coisa que o novo síndico precisa saber é: quais são as suas atribuições. Você deve compreender exatamente o que o síndico faz e quais são as suas novas responsabilidades. 

De acordo com o site JusBrasil a lei determina que são funções do síndico:

Art. 1.348. Compete ao síndico:

I – convocar a assembléia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

§ 1o Poderá a assembléia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.

Começando a trabalhar como síndico

O novo síndico precisará conversar com o seu antecessor para saber em qual situação o condomínio se encontra. É muito importante prestar atenção especial em pendências, dívidas e processos judiciais. Afinal, tudo isso se torna sua responsabilidade. 

Sabendo os eventuais problemas do condomínio se tornará mais claro quais são as questões que devem ser tratadas com urgência. 

Além disso, é preciso ter certeza de que os recursos do condomínio estão em uma conta própria e nada está misturado com as finanças do síndico. 

Leia Mais: Finanças de condomínio – ações para colocar tudo em ordem

Aliás, você precisa analisar toda a documentação do condomínio. Está tudo em ordem com o CNPJ e carteira dos funcionários, por exemplo?

Também é importante se certificar da situação dos moradores. Quem é inadimplente? Quais moradores estão causando problemas no condomínio? Quem já recebeu multas?

Converse com os funcionários

A conversa com os funcionários é uma tarefa que não deve demorar para ser realizada. É preciso que você conheça essas pessoas e lhes apresente o seu plano de trabalho. O que você espera deles? O que deseja fazer no condomínio?

Além disso, é muito importante que você prepare a sua escuta para essa conversa. Afinal, é preciso entender como essas pessoas estão acostumadas a trabalhar e quais sugestões elas têm para te oferecer. 

Verifique também se há alguma pendência com os funcionários. 

Faça uma reunião entre síndico e conselheiros

O conselho é fundamental para que você possa fazer um trabalho bem feito. Portanto, é muito importante que essa reunião também seja realizada o mais rápido possível. 

As reuniões com os membros do conselho acontecerão com uma certa frequência. Mas essa primeira é mais um momento para reconhecimento. Este é mais um momento no qual você precisa escutar sugestões e fornecer uma primeira versão do seu planejamento. 

Vocês vão trabalhar juntos e, por isso, precisam se comunicar de forma efetiva e harmoniosa. 

Reveja os contratos

Você deve revisar os contratos do condomínio, especialmente os de prestação de serviço. É preciso analisar se as terceirizações estão sendo boas para as contas e se todos os serviços contratados são realmente necessários. 

Leia mais: Funcionários terceirizados ou contratados: o que é melhor?

Esse procedimento também é importante para você evitar pagamentos que você nem sabe para que servem. É muito importante que o síndico tenha controle total das finanças de condomínio. Mas isso só é possível se você estiver prestando muita atenção aos contratos e contas. 

Dessa forma é até mesmo possível reduzir os custos de condomínio. 

Pense a longo prazo

Na hora de fazer o seu planejamento estabeleça metas. Você já sabe onde está, mas é importante determinar também o ponto no qual quer chegar. Hoje existem ótimos recursos para condomínio, inclusive no que diz respeito à gestão e segurança. 

Mas para conseguir atingir esses objetivos você precisa de um fundo de reservas e do apoio dos moradores. Portanto, estabeleça suas metas, faça um bom trabalho e converse bem com conselheiros e moradores. 

Além disso, é importante nunca parar de estudar. Isso é fundamental para você conhecer todas as novidades!