Novo síndico? Checklist para começar bem o mandato

Novo síndico

O condomínio votou e escolheu um novo síndico. Essa pessoa precisa se preparar para o seu mandato. O que novo síndico precisa fazer antes de começar o seu trabalho?

A situação pode ser mais difícil para quem nunca ocupou a posição. Entretanto, isso não significa que o mais experiente não tenha a necessidade de se preparar. Afinal, é sempre necessário compreender a situação atual do condomínio.

Leia também: Fui nomeado síndico, e agora? Guia dos primeiros passos

Por mais que você seja um morador, pois viver nesse espaço não significa que você conheça tudo sobre o seu funcionamento. Especialmente a respeito de dados que nós nem sempre ficamos tão em cima, como a situação financeira total. 

Além disso, é preciso lembrar que se o síndico passado tiver cometido alguma irregularidade, a mesma pode recair sobre a sua gestão. Por isso, tenha certeza de que tudo está em ordem antes de assumir o posto de novo síndico. 

Mas o que você precisa checar antes de começar?

Determine a data da reunião entre novo síndico e o anterior

Não pense que todo mundo é legal. O fato de o síndico anterior ser seu vizinho não significa que ele vá facilitar a sua vida. Por isso, no dia da assembleia que te eleger, exija que seja colocado em ata o prazo limite para a reunião de transferência de informações e documentos. 

Dessa forma, o síndico antigo não poderá ficar arrumando desculpas para não se encontrar com você.

Converse com a administradora de condomínio

Se o seu condomínio possui uma administradora, você precisa conversar com essa empresa antes de assumir. Em primeiro lugar pelo fato de que vocês trabalharão juntos. Mas também é interessante que você compreenda melhor qual o contrato e a área de atuação da administradora. Não deixe de fazer perguntas sobre a situação atual do espaço.

Conheça os moradores como novo síndico

Se você é morador do condomínio, pode pensar que já conhece todo mundo. Mas não é bem assim. Você precisa conhecer uma parte da intimidade dessas pessoas. Afinal, você é responsável pelo bem estar do lugar onde elas vivem. 

Por isso, saiba quem são os moradores, pois só assim você terá um controle melhor das entradas e saídas da área. 

Além disso, é parte do seu trabalho descobrir quem são os inadimplentes e cobrá-los. 

Avalie contratos e documentações

Você precisa conhecer todos os contratos do condomínio. Quais são as empresas prestadoras de serviço e o que cada uma delas faz? Os serviços contratados seguem sendo necessários para as necessidades do condomínio e dos moradores?

Não deixe de analisar também se toda a documentação – inclusive CNPJ – do condomínio estão em dia. Se não estiverem, comece fazendo a regulamentação do espaço. 

Tenha controle do financeiro

O primeiro a ser feito é a regulamentação no banco. Altere o nome do síndico em todos os documentos que sejam necessários.

Além disso, se você descobrir que a situação no banco não está regularizada – por exemplo, com as contas do síndico e do condomínio misturadas – é seu dever organizar tudo com o banco.

Também é preciso analisar as contas do condomínio. Veja se os contratos com outras empresas estão de acordo com o mercado ou se é melhor procurar uma concorrência.

Não deixe de se certificar que não há dívidas. Além de tudo, é necessário compreender o que está em débito automático e quais as datas de pagamento – inclusive dos funcionários.

Infraestrutura

A última vistoria do corpo de bombeiros foi feita recentemente? Se não, você precisa providenciar isso o mais rápido possível. Certifique-se de que todas as estruturas do condomínio estão seguras e que não há nenhuma reforma de emergência a ser realizada.

Além disso, você também deve verificar o funcionamento dos elevadores e se todos os extintores de incêndio estão cheios.

Funcionários

Os funcionários já têm um estilo de trabalho. Mas isso não quer dizer que você não possa apresentar as suas ideias. Entretanto, isso não quer dizer que você não deve escutar o que essas pessoas têm a dizer.

Estabeleça um bom relacionamento com os funcionários desde funcionários desde o começo. É muito importante que o diálogo entre vocês seja aberto e, no mínimo, cordial.

Mostre seus planos de gestão e quais são os seus objetivos.

Segurança

Quais são os equipamentos e as estratégias de segurança do condomínio? Quais os passos que você deve seguir em caso de emergência?

Também é importante analisar o que pode ser feito para melhorar. Sempre levando em consideração as finanças do condomínio, claro.

Conversa com o Conselho

Os conselheiros do condomínio são parte fundamental da sua gestão. Portanto, é interessante falar com eles o mais rápido possível.

Explique para os conselheiros qual a situação atual do condomínio e quais os seus planos. Além disso, você também deve ouvir as idéias que eles tiveram. Trabalhando em equipe vocês têm mais chances de fazer uma boa gestão.

Apresentação do novo síndico em assembleia

Os moradores já te conhecem. Mas é interessante se apresentar como síndico. Nessa assembleia você pode mostrar seus planos para o condomínio. Também é um bom momento para dar informações como qual será o método de comunicação de vocês e como eles podem fazer reclamações ou dar sugestões.