Você já ouviu falar em administração digital?
Talvez você já tenha ouvido falar em administração digital, mas não saiba o que é. Pode até mesmo ser que você nunca tenha se deparado com esse tema. Seja como for, se você trabalha – ou mora – em condomínios precisa ler este texto.
Ter uma administração digital – como o nome já diz – é uma forma de administrar tudo de forma virtual. Mas essa explicação é muito ampla. Por isso, vamos falar direto sobre condomínios, afinal, dessa forma nossa conversa pode ter um foco melhor.
A administração digital para condomínios é feita por uma administradora externa que cuida de todos os aspectos do espaço por meios digitais.
Vamos começar esclarecendo algo que talvez seja uma dúvida. Administração digital não quer dizer que o condomínio será coordenado apenas à distância e somente por máquinas.
Um condomínio que faz uso desse recurso, continua tendo síndico, por exemplo. E pode ser uma opção dos condôminos ter também algum membro de administrativo dentro do condomínio – essa pessoa só precisa trabalhar em parceria com uma administradora externa.
Quais as vantagens de uma administração digital?
Acredito que a principal questão da administração digital seja a transparência. Em primeiro lugar pelo fato de que a comunicação se torna muito mais simples e, portanto, é mais difícil esconder informações.
Além disso, o fato de a administração fica sob a responsabilidade de uma empresa externa, que mantém todas as notificações online, também impede que desvios financeiros, por exemplo, sejam cometidos.
Uma adaptação digital garante que, entre outras coisas, dados sobre a situação financeira do espaço, reformas, relatórios e ocorrências.
Portanto, quando eu falo que a transparência se torna maior, quero deixar claro que não estou me referindo apenas ao aporte financeiro, mas também a questões comportamentais de síndicos e moradores.
Mas quero explicar isso melhor. É claro que nenhuma pessoa terá sua intimidade exposta para todos os que têm acesso à base de dados. Cada morador – por exemplo – possui um login e senha de acesso.
Dessa forma pode ver suas questões pessoais – como pagamentos e documentações – e, além disso, informações públicas de outros moradores, tais como reclamações e sugestões – desde que não anônimas.
Falando na questão dos pagamentos, também é importante dizer que os pagamentos podem ser facilitados. Afinal de contas, você consegue fazer tudo pelo portal do administrador digital.
Além de tudo, também há uma questão de legalização do espaço. Todo mundo sabe que condomínios – especialmente os antigos – podem ter alguns problemas de documentação. Pode ser desde perda com o tempo ou simplesmente o fato de não possuir algum documento.
Mas se tudo é automatizado é muito mais fácil regularizar toda a situação.
E como ficaria a vida em condomínio?
Em textos anteriores nós já falamos sobre a importância de mostrar para os condôminos os motivos de que para que todas as taxas sejam pagas em dia. Afinal de contas, pessoas que sabem o que estão pagando e por qual motivo, com certeza, tem mais chance de pagar sempre nas datas corretas.
Por isso, utilizar um sistema que demonstre todos os ativos e passivos do condomínio é fundamental. Assim, as pessoas sabem que o dinheiro delas está sendo usado para melhorias no seu espaço de convivência.
Além disso, esses sistemas tecnológicos também avisam as datas dos pagamentos. Ou seja, é muito mais difícil o usuário esquecer – de forma deliberada ou não – de pagar uma das contas. Ou seja, também é muito mais fácil lidar com os inadimplentes.
Por qual motivo?
Vamos ser sinceros, erros humanos acontecem. Portanto, não é segredo para ninguém que o próprio funcionário do condomínio pode não perceber que uma conta não foi paga.
Mas com um sistema automatizado isso se torna praticamente impossível. E você também pode evitar constrangimentos. Pois o sistema deve fazer cobranças automáticas.
Ou seja, nem você e nem os seus funcionários precisam se indispor com moradores fazendo cobranças pessoalmente. A menos que seja um caso muito sério de inadimplência duradoura.
E ainda assim tudo seria mais fácil, pois a documentação fica mais organizada.
Tecnologia é uma realidade
Acho que com esse texto uma coisa fica clara: tecnologia é uma realidade. Talvez nós ainda não estejamos no patamar que era esperado em filmes como “De volta para o futuro”.
Entretanto, é necessário entender que a tecnologia está avançando e que, por mais que ainda exista um pouco de resistência, ela está no mundo para ser usada.
Portanto, qualquer espaço que queira se destacar precisa aproveitar esses momentos de transformação para todo mundo.
Você já está utilizando no seu condomínio?